امور اداری

- پوشه وسیله ای است برای :

1) قرار دادن چندین پرونده مربوط به هم 5   2) نگهداری مکاتباتی که تعداد آنها زیاد است 5

3) تنظیم و نگهداری مکاتبات5                          4) موارد 1 و 2 صحیح است5

2- نوعی از پوشه های مقوایی است و برای ضبط و نگهداری مکاتباتی که تعداد آنها زیادتر است استفاده می شود؟

1) پوشه5                   2) کلاسور5                3) کارتن و بایگانی5     4) کارکابل5

3- نوعی پوشه است که سه طرف آن بابند بسته می شود و داخل آن چندین پرونده قرار می گیرد؟

1) کارتن بایگانی5        2) کلاسور 5               3) قفسه های بایگانی 5             4) کازیه 5

4- کازیه چه وسیله ای است ؟

1) پوشه ضخیم مقوایی است که از چند صفحه تشکیل شده است 5

2) جعبه ای است چند طبقه که نامه های مورد بررسی در آن قرار داده می شود5

3) نوعی پوشه است که سه طرف آن با بند بسته می شود5      

4) نوعی پوشه مقوایی است  5

5- پوشه ضخیم مقوایی است که از چند صفحه تشکیل شده است ؟

1) کازیه5       2) قفسه های بایگانی5              3) کلاسور 5               4) کارتابل 5

6- طراحی و مستقر شدن وسایل منشی گری چگونه باید باشد ؟

1) بطوری که در اسرع وقت و با سهولت بتوان به آن وسایل دست یافت5

2) طوری که منشی مایل باشد5           3) طوری که مدیرعامل مایل باشد5                4) همه موارد 5

7- یکی از رایج ترین وسایل تکثیر مکاتبات ، اسناد و مدارک و دستگاه ............................. است.

1) اینترنت5                2) دستگاه فکس5        3) دستگاه فتوکپی5                 4) ویدیو5

8- ماشینی است الکترونیکی که اطلاعات داده شده را بر طبق برنامه ریزی های تنظیم شده بررسی و پاسخ مورد نیاز را با سرعت حیرت انگیز و دقت بسیار بالا در اختیار کاربر قرار دهد.

1) ضبط صوت5                      2) کامپیوتر5              3) تلویزیون 5             4) ماشین حساب5

9- مهمترین وظایف کامپیوتر کدام مورد می باشد؟

1) دریافت و ذخیره اطاعات در قسمت حافظه 5           2) انتقال اطلاعات از حافظه به قسمت های دیگر5

3) دریافت اطلاعات خروجی و تبدیل آنها به پردازش 5 4) موارد 1 و 25

10- به مجموعه اجزایی گفته می شود که کاربر (User) از طریق آنها قادر به استفاده از دستگاه یا وسیله مورد نظر است ؟

1) ماوس5     2) واحد وردی5                     3) واحد کنترل5                     4) رابطه کاربر5

11- از ابزار ذخیره سازی اطلاعات است که می توان اطلاعات را از روی آنها بازیافت کرد؟

1) ماوس5     2) چاپگرهای لیزی 5   3) حافظه جانبی5        4) حافظه اصلی5

12- برگی که اطلاعات در آن درج می شود چه نام دارد ؟

1) سند5                   2) داده5        3) پیک سخت5                       4) پیک نرم5

13- .............................. ابزار ذخیره سازی اطلاعات در داخل کامپیوتر است که برنامه هنگام اجرا شدن در آن حفظ و نگهداری می شوند.

1) داده 5       2) سند 5                   3) حافظه اصلی5                    4) چاپگرهای لیزری5

14- انتقال اطلاعات به مقام بالاتر جهت اتخاذ تقسیم یا استفاده علمی فنی یا اداری از آن را .................................. می گویند.

1) دستور5                 2) گزارش 5              3) یادداشت5             4) خلاصه کار 5

15- برطرف کردن نیازهای اطلاعاتی مدیر، اطلاع مدیر از کیفیت و کمیت پیشرفت کار و ارایه آمار فعالیت ها به مقام بالاتر سازمان از اهداف کدام گزینه می باشد؟

1) یادداشت5              2) نامه5                    3) خلاصه کار 5                       4) گزارش 5

16- در بایگانی های نسبتاً بزرگ برای تنظیم پرونده های افراد از چه روشی استفاده می شود؟

1) روش الفبایی ساده5                        2) روش شماره گذاری مسلسل5       

3) روش موضوعی مرکب 5                4) روش موضوعی ساده 5

17- از رایج ترین و اصولی ترین روش بایگانی مکاتبات اداری به شمار می رود؟

1) روش موضوعی5                2) روش اصلی 5         3) روش سازمانی5                 4) روش الفبا5

18- این روش برای واحدهایی است که حجم مکاتبات اداری آنها وسیع و گسترده است ؟

1) روش موضوعی ساده 5                              2) روش الفبایی ساده 5                      

3) روش شماره گذاری مسلسل 5                   4) روش موضوعی مرکب5

19- در این روش پرونده ها به ترتیب تشکیل پرونده ، شماره گذاری شده و با توجه به شماره آنها در قفسه ها بایگانی می شوند؟

1) روش الفبایی ساده5                                    2) روش موضوعی ساده 5                 

3) روش موضوعی مرکب5                             4) روش شماره گذاری مسلسل5

20- از روش های متداول حوزه مدیریت می باشد که برای هر سازمان، به نام آن واحد تشکیل پرونده می شود؟

1) روش اسمی5         2) روش سازمانی 5    3) روش الفبای5         4) روش موضوعی5

21- مسئول دفتر ، چه اقداماتی را پس از دریافت نامه های وارده انجام می دهد؟

1) اطمینان از ارتباط نامه وارده به حوزه مدیریت5       2) کنترل نامه از نظر امضاء شماره و پیوست ها5

3) ارایه نامه محرمانه به اشخاص 5                              4) موارد 1 و 25

22- به روش طبقه بندی ، تنظیم ، کدگذاری اسناد و مدارک و پرونده ها طبق روش سیستم صحیح به نحوی که بتوان با سرعت و سهولت به سابقه مورد نظر دسترسی پیدا کرد................................. گفته می شود.

1) دبیرخانه 5             2) بایگانی5                  3) ثبت 5                    4) موارد 2 و 35

23- اسناد و پرونده های یک سازمان چگونه طبقه بندی می شوند؟

1) بر مبنای یک شاخص معین مثل اسم افراد 5             2) بر مبنای موضوع و مفاد آن5

3) بر مبنای تاریخ ، شماره سند، نام موسسه 5              4) همه موارد 5

24- مجموعه ای از اسناد و مدارک که ارتباط با یک موضوع و یا شخص و یا سازمان در یک پوشه یا کلاسور تنظیم شده اند ......................... می گویند.

1) کارتن بایگانی5        2) پوشه 5      3) پرونده 5   4) فرم مخصوص5

25- تنظیم پرونده بر حسب شماره مربوط به کدامیک از روشهای طبقه بندی می باشد؟

1) الفبایی محض5       2) شماره ای محض5     3) الفبایی- شماره ای5          4) شماره رمز الفبایی5

26- با توجه به مثال بگویید با کدام سیستم طبقه بندی شده است ؟ مثال : احمدی – حسن

1) سیستم الفبایی شماره ای5                           2) سیستم موضوعی 5

3) سیستم شماره ای موضوعی 5                      4) سیستم الفبایی ساده5

27- در چه مواقعی از دفتر راهنما برای استفاده در پرونده های اسمی (پرسنلی) استفاده می شود؟

1) مواقعی که پرونده ها کد و یا شماره ندارند5                      

2) در مواقعی که به پرونده ها کد و یا شماره اختصاص داده می شود5 

3) مواقعی که پرونده ها به ترتیب حروف الفبا ثبت شده باشند5                        4) همه موارد 5

28- با توجه به مثال بگویید مربوط به کدام سیستم طبقه بندی و تنظیم اسناد و پرونده می باشد؟ مثال : حروف الف حسن احمدی

1) سیستم شماره رمز الفبایی5             2) سیستم موضوعی5

3) سیستم الفبایی- شماره ای 5                        4) سیستم الفبایی5

29- با توجه به مثال بگویید مربوط به کدام سیستم طبقه بندی اسناد و پرونده می باشد؟ مثال :

1) سیستم شماره موضوعی 5              2) سیستم الفبایی5 

 3) سیستم الفبایی شماره ای5              4) سیستم موضوعی 5

30- در این سیستم به جای حروف الفبا به طبقات موضوعی شماره رمز داده می شود؟

1) سیستم تنظیم تاریخی5                    2) سیستم شماره موضوعی5

3) سیستم الفبایی5                              4) سیستم الفبایی شماره ای 5

31- در این سیستم اسناد یا پرونده ها بر حسب سال ، فصول ، ماهها یا روزها سال تنظیم می شود؟

1) سیستم الفبایی محض5        2) سیستم موضوعی5 3) سیستم تاریخی5     4) سیستم الفبایی ساده5

32- اسناد به کلی سری چگونه اسنادی هستند؟

1) افشای غیر مجاز آنها از نظر اهمیت در درجه دوم قرار دارد5

2) افشای غیر مجاز آن ها به موقعیت سیاسی، اجتماعی لطمه وارد کرده و باعث ضرر و خسارات جبران ناپذیر می شود. 53) در پایین ترین درجه محرمانه بودن قرار دارد5                        4) همه موارد5

33- این اسناد در پایین ترین درجه محرمانه بودن قرار دارد ، لیکن احتیاج به حراست دارد ؟

1) اسناد خیلی محرمانه5         2) اسناد محرمانه 5    3) اسناد سری5          4) اسناد بکلی سری5

34- چه کسی مجاز است درجه محرمانه بودن هر سند را مشخص کند؟

1) حراست5   2) تهیه کننده آن5      3) تهیه کننده و در مواردی حراست5 4) رئیس5

35- ثبت و بایگانی اسناد طبقه بندی شده چگونه انجام می شود؟

1) در دفتری جدا از دفتر اندیکاتور دبیرخانه 5             2) در دفتر اندیکاتور دبیرخانه5          

3) در دفتر اندکس دبیرخانه5                          4) همه موارد 5

36- مسئولیت نظارت و اجرای دقیق مقررات در ثبت اسناد طبقه بندی شده با چه کسی است ؟

1) با رئیس اداره5                     2) با رئیس دبیرخانه5

3) با رئیس بایگانی5                 4) با مسئول اسناد دفتر مرکزی حراست5

37- اسناد بکلی سری، سری، و خیلی محرمانه که به خارج از سازمان ارسال می شود باید در داخل.................. پاکت گذاشته شود.

1) یک پاکت 5             2) دو پاکت 5             3) سه پاکت5              4) پاکت لزومی ندارد5

38- این سری از پرونده ها شامل مکاتباتی هستند که محتویات آنها در جریان اقدام باشد ؟

1) نیمه جاری 5          2) راکد 5       3) جاری5       4) نیمه راکد5

39- به پرونده هایی که حداکثر دو سال از آخرین اقدام در مورد آنها گذشته ، ولی احتمال مراجعه به آنها بسیار زیاد است .......................... گفته می شود.

1) جاری5       2) قابل امحا 5                        3) نیمه جاری5           4) راکد 5

40- پرونده های را که چه نوع پرونده هایی هستند ؟

1) دو سال از آخرین اقدام آنها گذاشته باشد5             2) محتویات آنها در جریان اقدام باشد 5

3) دو سال از آخرین اقدام آنها گذشته باشد و احتمال مراجعه به آنها زیاد است5

4) پرونده هایی که به تشخیص سازمان مربوط قابل ناپذیر کردن باشد5

41- ارتباط عبارت است از ارسال اطلاعات توسط ........................ و درک آن توسط ..................

1) رئیس- کارکنان5    2) فرستنده – گیرنده 5     3) ماهواره – مردم5       4) همه موارد5

42- همان رفتاری است که به صورت گفتن و شنیدن ظاهر می شود؟

1) ارتباط کلامی یا شفاهی5      2) ارتباط اشاره ای5    3) ارتباط نوشتاری5    4) ارتباط کتبی5

43- بخش عمده ای از ارتباطات انسانی را تشکیل می دهد؟

1) ارتباط اشاره ای5    2) ارتباط کلامی 5       3) ارتباط شفاهی5       4) موارد 2 و 35

44- منظور از این نوع ارتباط ، رفتاری است که بوسیله نوشتن پیام و ارسال آن صورت می پذیرد؟

1) ارتباط اشاره ای 5   2) ارتباط کتبی 5         3) ارتباط شفاهی5       4) ارتباط رسمی 5

45- ارتباط افقی عبارت است از

1) ارتباطی است که در سطح وسیع و از طریق سلسله مراتب اداری صورت می گیرد5

2) بین واحد ها و مقامات هم سطح که از نظر نوع فعالیتها هم بستگی نزدیک دارند بوجود می آید5

3) از پایین به بالای رده سازمانی جریان پیدا می کند 5              4) همه موارد 5

46- نکاتی که کارکنان یک سازمان باید در تهیه گزارش مورد توجه قرار دهند، عبارت اند از :

1) با سازمان خود احساس صمیمت داشته باشد5          2) راستگو، صمیمی و صادق باشد5

3) نسبت به افزایش مهارت خود علاقه نشان دهد5       4) همه موارد صحیح است5

47- از اسامی ....................... بیشتر از اسامی معنی در ارتباطات موثر استفاده کنید.

1) خاص5       2) عام5          3) ذات5                     4) صبح5

48- در ارتباطات موثر ...................... پیام را چند مرتبه تکرار کنید.

1) بازخورد5               2) نکات کلیدی 5        3) اطلاعات 5              4) اهداف5

49- گزارش نویسی عبارت است از :

1) انتقال اطلاعات ، رویدادها و .... به مقامات بالا5         

2) فن نگارش اطلاعات، رویادادها، جزئیات با رعایت ترتیب و توجه به رعایت دستور زبان و .... 5

3) ارسال اطلاعات توسط فرستنده و درک آن توسط گیرنده5              4) همه موارد 5

50- کدام مورد از فواید و اهداف گزارش نمی باشد؟

1) بر طرف کردن نیازهای اطلاعاتی مدیریت5 

2) اطلاع مدیریت از کمیت و کیفیت کارهای انجام شده و چگونگی اجرا 5

3) ارایه آمار فعالیت ها به مقامات پایین تر 5                4) انتقال اطلاعات و تجربیات به آیندگان5